L'esperienza fatta in diverse scuole italiane ci porta a fornirvi alcuni, speriamo utili, consigli che riteniamo importanti per capire come affrontare al meglio tutte le fasi (certamente laboriose e a volte frenetiche) che contraddistinguono i periodi dell'a.s. in cui avvengono le valutazioni.
Incarichi
- Incaricate un referente d'istituto che si occupi di approfondire tutti gli aspetti del programma: creare le liste dei giudizi globali, usare le funzioni del DBA e soprattutto l'uso di FastReport.
- Non è assolutamente difficile ma ci vuole la disponibilità del docente, la sua competenza informatica e... il fondo d'istituto. Il referente avrà comunque tutta la nostra collaborazione e supporto e-mail.
- Incaricate almeno un docente per ogni sede che possa fare da tutor ai colleghi durante l'inserimento delle valutazioni.
- Affidate l'incarico di stampare le schede a uno o più docenti e/o personale amministrativo.
Verifica attiva in fase di stampa
- Il coordinatore di classe è responsabile della corretta compilazione delle schede e dovrebbe essere presente durante la stampa per verificarne la correttezza.
- Se volete evitare che i giudizi inseriti e approvati in sede di scrutinio possano essere modificati in seguito, potete inserire una password per impedirlo.
Attivazione delle postazioni informatiche
- Predisponete una postazione informatica abilitata alla stampa e una o più postazioni per l'inserimento delle valutazioni (aule insegnanti, ecc.).
- Nella postazione per la stampa vanno definiti (magari rinominandoli) quali sono i report che saranno utilizzati realmente.
- In tutte le altre postazioni va installato il programma con le personalizzazioni che avete eventualmente effettuato e che sono state memorizzate nel file di configurazione chiamato EC4_Config.ini
- N.B. Nel file EC4_Config.ini vengono salvati tutti i dati dei set, delle discipline, dei docenti, ecc.
- Se si desidera avere tutti i computer con la stessa configurazione basta copiarlo e incollarlo. Per default il file si trova all'interno della directory principale di EasyCard. Si potrebbe anche mettere il file rete evitando così di doverlo copiare e incollare quando e se necessario.
Passaggio dei file con i dati
- Generalmente i vari dati vengono inseriti in due fasi. Nella prima fase il personale amministrativo inserisce o importa i dati anagrafici degli alunni; nella seconda fase i docenti utilizzano una copia del file elaborato solitamente dalla segreteria e vi aggiungono le valutazioni (prima o al momento dello scrutinio). Vi poi la fase finale della stampa: il file con le valutazioni approvate in sede di scrutinio viene consegnato a chi si occupa della stampa, oppure viene stampato seduta stante.
- Non sottovalutate questo aspetto.
- Per non creare confusione con il nome dei file decidete anzitempo un sistema chiaro su come nominare i file delle varie classi e delle varie sedi. Chiaramente una classe 1A può esistere in due o più sedi, nominate perciò il file della classe con un nome come 1A_NS (NS nome scuola o iniziali scuola).
Backup dei dati
- Se usate ancora i floppy disk per il trasferimento dei dati ricordatevi che sono supporti facilmente danneggiabili e sempre meno utilizzati; molto meglio usare supporti più affidabili e sempre meno costosi come le penne USB o gli harddisk esterni.
- In ogni caso vi consigliamo di fare sempre una copia dei dati dopo averli inseriti e salvati.
- A fine anno scolastico, a operazioni concluse, salvate tutte le schede di valutazione (e gli altri documenti che ritenete più importanti) nel formato pdf. Masterizzate quindi tutti i file contenenti i dati delle classi insieme a una copia del programma che possa leggerli anche negli anni seguenti, in questo modo potrete sempre consultare direttamente i dati degli alunni degli anni precedenti.
