- I dati anagrafici da file di testo delimitati da carattere separatore.
- Tutti i dati memorizzati nei file della precedente versione 3 di EasyCard.
In questa sezione vedremo come avviene l'importazione dei dati anagrafici da file di testo delimitati da carattere separatore.
N.B. Per l'esportazione dei dati dal SISSI vedi qui, per l'esportazione da altri programmi potete rivolgervi ai loro produttori o provare a chiedere a noi.
Dopo aver esportato i dati dal programma in cui conservate i dati anagrafici degli alunni procedete così:
1. Fate click sul pulsante 'Importa anagrafica...'
2. Selezionate il file di testo in cui avete salvato i dati degli alunni.
Nell'esempio qui sotto vi mostriamo l'importazione di un file che si trova nella cartella EC4_Allegati.
Potete provarlo anche voi.
3. Nella figura qui sotto abbiamo scelto, dal menu Set di importazione, il set 'UNA CLASSE SISSI'.
Tale set, già memorizzato nel file di configurazione di EC, serve a rendere automatica l'attribuzione dei dati provenienti dal file di testo ai campi del database di EC. Vi ricordiamo che ogni set può essere modificato, eliminato o creato nuovamente secondo le proprie esigenze.
4. Appena scelto il set 'UNA CLASSE SISSI' vedrete che una parte dei campi con i dati anagrafici verrano compilati e che il pulsante in basso 'Importa' diventerà attivo per segnalarvi la possibilità di procedere con l'importazione dati. Premendo il pulsante 'Importa', dopo qualche istante, vedrete sia i dati nella tabella di anteprima sia la finestra per salvare i dati importati.
Potete decidere di salvare immediatamente i dati premedo il pulsante 'Sì' oppure premere 'No' nel qual caso potrete poi ancora salvare mediante il pulsante 'Salva' che verrà attivato. Il pulsante 'Cancella' serve a eliminare i dati dalla tabella di anteprima. Prima di aprire il file salvato dovete chiudere la finestra di importazione dati: vi troverete nella pagina da cui eravate partiti e nella lista dei file recenti troverete il nome del file con cui avete salvato i dati importati.
Prima di chiudere la finestra di importazione dati potete anche decidere di proseguire con l'importazione di altre classi.
APPROFONDIMENTI SULL'IMPORTAZIONE DATI
- Carattere separatore
EC è in grado di importare dati anagrafici da tutti i file di testo delimitati da carattere separatore.
Il carattere separatore può cambiare da programma a programma. Tramite l'apposito menu a tendina posto in alto potete modificare carattere separatore. Se l'elenco dati per riga mostra solo la prima riga significa che il carattere separatore in uso non è adatto (vi verrà comunque segnalato da un messaggio); in questo caso selezionate un altro carattere separatore e provate fino alla corretta visualizzazione dei dati.
- Opzioni classe
EC vi presenta tre opzioni classe che servono a poter raggruppare gli alunni di ciascuna classe anche da file con centinaia di alunni. Va però chiarito che se un istituto esporta in un unico file tutte le classi di tutti i plessi con classi che abbiano la stessa denominazione (ad es. 1A) non sarà poi possibile creare correttamente le classi in EC. Consigliamo perciò di esportare le classi per singoli plessi o in modo tale che non vi siano classi con la stessa denominazione nel file di testo da cui importare i dati.
Le tre opzioni classe disponibili in EC sono:
Opzione (1): Una classe
Serve a importare una sola classe per volta. EC è in grado di importare fino a 99 alunni per classe.
Se mediante questa opzione, importate erroneamente alunni appartenenti a classi diverse ma il cui totale sia al di sotto di 99 otterrete ugualmente un'importazione formalmente corretta: sta a voi attribuire le classi mediante le opzioni 2 e 3.
Opzione (2): Più classi: 1A *
Serve a raggruppare gli alunni da file contenenti più classi e in cui la classe e sezione siano stati memorizzati in un solo campo (ad es. 1A). Per definire la classe usate l'apposito menu a tendina Cl.+Sez.
Opzione (3): Più classi: 1 | A **
Serve a raggruppare gli alunni da file contenenti più classi e in cui la classe e sezione siano stati memorizzati in due campi diversi (ad es. in un campo la classe 1 e in un altro campo la sezione A).
Per definire la classe usate l'apposito menu a tendina Cl; per definire la sezione usate l'apposito menu a tendina Sez.
- Set di importazione
Per ottenere un set adatto è necessario osservare in quale ordine sono stati esportati i dati dal programma di origine del file di testo (l'elenco dati per riga ve li mostra in anteprima). Se fate click su una delle righe del contenuto del file di testo vedrete che l'elenco dati per riga si aggiornerà automaticamente e se il set è impostato correttamente vedrete anche i dati anagrafici comparire nelle rispettive caselle contenute nella sezione di attribuzione dei dati ai file di testo.
Per modificare o impostare un set di importazione dovete agire sui menu a tendina che compaiono sotto la sezione 2 Attribuire i dati... (ve ne sono 13, ma raramente vengono utilizzati tutti).
Il menu a tendina 'Cognome' va obbligatoriamente utilizzato (se non lo fate il pulsante 'Importa' resterà sempre disattivo). Se fate click su un menu a tendina vedrete tutti i dati importabili dal file di testo originario. Basta semplicemente scegliere quello che corrisponde al campo abbinato al menu a tendina.
Se invece non desiderate importare un determinato campo potete deselezionare il check-box che si trova al suo fianco destro.
Vi ricordiamo che se disponete del codice fiscale dell'alunno potete anche evitare di importare la data e il comune di nascita e il sesso in quanto poi EC è in grado di inserirlo automaticamente dalla sezione 'Alunni'; lo stesso dicasi per il comune di residenza: se disponete del codice del comune (usato dal SISSI) potete poi convertire automaticamente il codice ottenendo il nome del comune, il suo CAP e la sigla della sua provincia. Dopo aver apportato modifiche ai menu per l'attribuzione dei dati e sperimentato il loro effettivo funzionamento ricordatevi di salvare tutto in un set. In questo modo non avrete più bisogno di ripetere le stesse operazioni con le classi seguenti.
